abcd
Arbeidscriterium
Een van de vragen waarbij je bij het uitzenden van werknemers naar het buitenland voor langere tijd mee te maken krijgt is of er misschien een dienstverband kan ontstaan tussen de uitgezonden werknemer en de instelling in het andere land waar hij voor langere tijd voor gaat werken. Dit is een situatie die je graag wilt vermijden omdat dit op fiscaal gebied nogal ingewikkeld is. Daarom worden vaak arbeidsrechtelijke constructies gebruikt waarbij de uitgezonden werknemer in diens blijft van de eigen instelling en tijdelijk wordt gedetacheerd naar de instelling in het andere land.
Meestal wordt een werknemer (onderzoeker) met de fellowshipbeurs tijdelijk “uitgekocht“ en wordt er vanuit de fellowship ook geld ter beschikking gesteld voor de vervanging van de uitgezonden werknemer. De uit te zenden onderzoeker moet zelf het voortouw nemen en zelf afspraken maken met de eigen instelling over vrijstelling van contractuele prestaties en eventuele vervanging. Dit moet vaak al in een vroeg stadium gebeuren.
Om te voorkomen dat een arbeidsrelatie ontstaat met de ontvangende instelling is het van belang dat de onderzoeker, diens eigen universiteit en de ontvangende universiteit onderling goede afspraken maken over de uitvoering van de fellowship binnen het kader van de (inter)nationale wetgeving. Hier is soms enig uitzoekwerk voor nodig.
Hoofdvoorwaarde voor uitzending
Een werknemer moet in vaste dienst zijn van de onderwijsinstelling. Anders kan hij/zij meestal niet worden uitgezonden.
Tijdig starten met voorbereiding
Bij de meeste universiteiten moet een onderzoeker ruim vooraf melden aan de afdeling bedrijfsvoering dat hij/zij van plan is om zich met een subsidie te laten uitzenden. Bedrijfsvoering moet vervolgens groen licht geven. Er moet immers rekening worden gehouden met de personele planning binnen de afdeling / faculteit.
Algemene gang van zaken is dat de afdeling bedrijfsvoering of personeelszaken vervolgens in gesprek gaat met de afdeling waar de docent werkt.
Standaardprocessen
Er zijn in het geval van een uitzending binnen de afdeling of faculteit vaak enkele standaardprocessen die moeten worden doorlopen. Eerst moet bijvoorbeeld zeker zijn dat het geld binnenkomt en dat het voldoende is om de kosten voor vervanging te dekken. Dat is een heel belangrijke voorwaarde.
Vervangingskosten
Bij de meeste universiteiten moet de uitgezonden docent minimaal op zijn eigen salarisniveau worden vervangen. Hier bovenop komen dan nog overheadkosten (meestal zo’n 25%). Het is raadzaam om van tevoren te onderzoeken hoe hard deze vereisten zijn. Strikte toepassing kan ertoe leiden dat dit te duur wordt voor de organisatie die de subsidie wil verstrekken. Soms wordt er door de universiteit pragmatisch met deze regels omgesprongen.
Niveau vervanging
Hoogeleraren die worden uitgezonden hoeven niet in alle gevallen op hetzelfde niveau te worden vervangen. Men kijkt meestal naar wat de vervangingsbehoefte is en wie er binnen het team beschikbaar is. Soms worden taken onder verschillende universitaire docenten verdeeld. De vervanging is meestal een afdelingsprobleem.
Let goed op wie de regie heeft/neemt bij het coördineren van de uitzending. Is dat bijvoorbeeld de afdeling bedrijfsvoering? Of moet je als onderzoeker zelf dingen in beweging zetten?
Uitzendingsduur
Een jaar uitzenden is voor een instelling lang. Ook voor de onderzoekers is het lang om een jaar van huis te zijn. Het thuisfront moet hier ook mee om kunnen gaan. Een kortere periode is meestal aan te bevelen. Aan de andere kant moet een uitzending ook niet te kort zijn om het onderzoek grondig te kunnen uitvoeren en tot een goed einde te kunnen brengen.
Niet altijd volledig vervangen
Hou er rekening mee dat niet altijd alle taken aan vervangers kunnen worden overgedragen. Hoogleraren die worden uitgezonden moeten soms scriptiebegeleiding blijven doen of hun expertise in hun vakgebied kan niet altijd lang gemist worden – men blijft dit dan meestal toch op afstand doen.
Planbaarheid
Bij de uitzendende universiteit krijgt men het verzoek van de onderzoeker die weg wil liever niet midden in het academisch jaar i.v.m. de planbaarheid. Het is dan ook prettig als er op zijn minst enkele maanden zitten tussen de honorering van het verzoek tot uitzending en het vertrek. Afdelingen bedrijfsvoering of planning van universiteiten plannen meestal ruim 1 academiejaar vooruit. Planbaarheid is voor universiteiten dus belangrijk.
Huisvesting
De uit te zenden onderzoeker moet meestal zelf afspraken over huisvesting maken met de ontvangende instelling.
Vastlegging afspraken
Het is absoluut belangrijk dat de onderzoeker, diens eigen instelling en de ontvangende instelling samen afspraken maken en deze schriftelijk vastleggen.
Belastingen en premies
In het algemeen geldt dat als je voor langere tijd in een ander land gaat werken de kans groter is dat je ook in het werkland belastingen en sociale premies moet betalen. Het is belangrijk om van tevoren goed uit te zoeken wat voor jouw situatie de gevolgen zijn m.b.t. belasting- en premieafdracht, want soms is het ingewikkeld. De afdeling bedrijfsvoering of personeelszaken van de eigen universiteit heeft ervaring met het tijdelijk uitzenden van medewerkers. Informeer daarom altijd eerst bij de eigen werkgever welke belasting- en premieregels voor jou in binnen- en buitenland van toepassing zijn en hoe zij dit normaal gesproken regelen. Wellicht moet de werkgever hiervoor nog extra uitzoekwerk doen.